Categoria: Excel

Como fazer um organograma no Excel

Toda empresa possui um organograma. Afinal, o que é um organograma? organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização.; Então, como fazer um organograma no excel?. Simples, vejamos antes um exemplo de organograma de uma micro empresa que atua no segmento revenda de um tipo de mercadoria (sapatos).

Organograma no excel

Como vocês podem ver a empresa é composta de diretor, gerente, supervisores e funcionários. Se fosse uma empresa maior, teríamos uma situação diferente, teríamos mais cargos e mais hierarquia. Outra situação que ocorre muito em organograma é descrever apenas os departamentos da empresa para construir o organograma. Essa última opção, na minha opinião, é para empresas de médio e grande porte onde a descrição dos cargos no organograma ficaria muito extenso e também cansativo de entender. No caso do exemplo acima, como é uma micro empresa deu para descrever a função de cada funcionário e também deduzir o departamento de cada um ( há caso que a empresa é tão minúscula que ficaria impossível fazer um organograma considerando só os departamentos pois as vezes a empresa é tão pequena que pode ser considerada um departamento por si só ). Então, se tivéssemos que montar um organograma com o departamento teríamos em sequência: Direção Geral->Gerência Geral->Departamento de supervisão de vendas, Departamento de supervisão de compras. Encurtaríamos muito nosso organograma. Dentro dos departamentos de Supervisão de compras e Supervisão de vendas estaríamos omitindo o cargo dos funcionários. Então, decidi fazer um organograma de cargos ao invés de um clássico organograma da empresa. Então, reflita nisso antes de criar um organograma para sua empresa.
No caso de uma multinacional a segunda opção seria mais recomendada. Mas mesmo assim, se fosse necessário criar um organograma de cargos de uma multinacional, teria que optar fazer o organograma detalhado como no exemplo da micro empresa de sapatos.

Para empresas maiores, que organograma posso fazer

Como citado acima, quando uma empresa é muito grande é preciso fazer um organograma considerando a estrutura da empresa ou seja, os departamentos. Porém, outra dica importante, é se um departamento é muito grande seria bom fazer um organograma do departamento para facilitar o entendimento de todos de como funciona o departamento. Nesse caso você poderá adotar o exemplo do organograma acima, descrevendo o cargo de cada um e montando a hierarquia, vai facilitar muito o entendimento.

Fazer organograma no Excel é muito simples

 

  • Veja como é fácil fazer o seu organograma no excel, no caso, usei o excel 2007

 

 

Formas organograma

Basta clicar em formas e teremos essas opções de formas de organograma na imagem acima. Geralmente usa-se um retângulo para poder fazer o organograma.

Logo após isso, vamos selecionar as ligações ou conector

 

  • Use traços para indicar a hierarquia

 

Como vimos no exemplo acima, temos várias hierarquias de cargos, para indicar quais pessoas são subordinadas ao cargo superior devemos usar símbolos de ligação como traços. Para isso faça a mesma coisa, vá até formas e selecione essa forma:

conector para organograma

Ficou claro como fazer organograma?

Você irá então pegar todos os cargos da empresa e hierarquizá-los de acordo como está na prática da empresa, ou em outras palavras, de acordo com o que oficialmente é, igual ao como foi feito no exemplo acima, de uma empresa que revende sapatos.


Procv no excel – exemplo de uso da função PROCV

Bom, a sintaxe do PROCV é =PROCV(valor procurado;intervalo da matriz;qual ponto da matriz você quer que exiba; 1 ou 0 ). Cada um dos parâmetros são os seguintes:

  • Valor procurado
  • É aquele valor, ou campo da célula que você deseja procurar dentro de um intervalo de uma matriz. Por exemplo, quero procurar o valor “função procv” na célula A1 dentro do intervalo A1:B10.

  • Intervalo da matriz
  • É o local em que a função PROCV() irá procurar o VALOR PROCURADO, como dito acima.

  • Qual ponto da matriz você quer que exiba
  • Por exemplo, veja a planilha abaixo:

    exemplo procv

    Imagine que você queira obter os dados de um funcionário sabendo apenas o código dele? Então, para isso deveríamos consultar o código do funcionário e obter o restante das informações. Então, nesse caso, teríamos que usar =PROCV(B8;A2:C4;2;0) e =PROCV(C8;B2:D4;2;0) nas células C8 e D8. Simples né?. Agora, bastará inserir o código do funcionário no campo B8 e teremos todos os dados disponível dele.

  • O valor 1 ou 0 no último parâmetro da sintaxe
  • 0 ou 1 , Falso ou Verdadeiro, significa que, o resultado que irá ser exibido na célula é exatamente ou aproximado.

    Obter planilha completa procv

    Em um post anterior, criei uma planilha que tem como objetivo gerar um relatório de pedidos de cada cliente, durante um período de uma semana, onde também é gerada outras informações como o gráfico da receita gerada pelo cliente etc. Para obter essa planilha, primeiro leia função PROCV funções como PROCV são essenciais e você saberá mais detalhes dessa planilha onde, além da função PROCV há outras que interagindo com essa função para gerar os resultados esperados.


    Função Procv – Funções como PROCV são essenciais

    Quando trabalhamos com planilha eletrônica nos deparamos com desafios no mundo corporativo e também em trabalhos da faculdade ou mesmo do colégio. Quando surge a necessidade, por exemplo, de saber o cargo de uma pessoa através do código do seu crachá, ou de outra informação que temos dela, fica difícil sem uma função chamada procv.
    Localizar um valor na primeira coluna de uma matriz da tabela e retorna um valor na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. Sim… Outro exemplo é, imagine se você tem que procurar um valor na primeira coluna que corresponde a outros dados que você gostaria de saber. Imagine uma planilha com vendas de todo ano e por dia de um determinado produto de uma empresa, você ficaria procurando a olho numa planilha que provavelmente teria mais de 365 linhas? Mesmo se você utilizar o CTRL + L você terá que ficar pegando dado por dado, pois… imagine uma planilha que além de possuir todos os dias do ano, ou seja, 365 linhas separados por dias e várias colunas, do tipo 9 colunas onde mostram cada detalhe como código do cliente, quantidade comprada, quem entregou a mercadoria, horário da saída da mercadoria, horário da entrega da mercadoria, nome do cliente, nome do vendedor, comissão pela venda do vendedor, receita gerada pela venda. Seria difícil ficar apertando CTRL + L e pegar todas essas informações e colocar as quais você quer para, por exemplo, auxiliar na tomada de decisão, montar um fluxograma daquele dia ou, melhor ainda, fazer uma outra planilha separando esses dados por meses e usar os dados para tomar decisões.

    Uma planilha de exemplo para a função procv no excel

  • Montamos uma planilha para utilizar a função procv e exemplificar a sua utilidade no ambiente corporativo
  • Funções como a procv precisam ser entendidas, principalmente para quem deseja começar um negócio, para controlar suas vendas, pedidos, receita gerada etc…
    Digamos que você possua uma pequena empresa e ela não possui ainda um sistema capaz de criar um relatório de vendas por dia. Muitas vezes, empresários, precisam utilizar ferramentas para controlar vendas que seus vendedores fazem diariamente para, simplesmente, calcular comissões sobre vendas realizadas, ver quem está vendendo mais durante a semana. Agora, imagine ter que avaliar um mês todo utilizando uma planilha que fornece tantos dados? Como quero simplificar, fiz uma planilha com esses dados de uma semana, nomeei 9 colunas, as quais são:
    Cod. do Pedido, Cod. Cliente, Nome do cliente, Dia da compra, Qtd de mercadorias compradas, Nome do vendedor, Comissão gerada, Receita gerada pela venda e Tabela auxiliar.

    O objetivo da planilha e das funções procv utilizadas

    O objetivo dessa planilha é saber o desempenho de vendas de uma única mercadoria em um determinado período, uma semana no caso, saber a frequência com que cada cliente cadastrado faz pedidos e por último saber qual vendedor consegue vender mais.

    O campo consulta

    Primeiro, para “fazer a planilha funcionar” precisamos inserir um código do cliente válido. Após inserir um código válido do cliente a planilha irá gerar um gráfico mostrando a receita gerada por esse cliente durante a semana. Como inserir um código de cliente válido? simples. Os códigos que estão na segunda coluna, todos são códigos de clientes válidos, por exemplo, no caso da imagem acima usei o código 203 para ela me mostrar a frequência de compra de mercadoria durante a semana do cliente que possui o código correspondente ao 203. A planilha está limitada a 3 pedidos por cliente durante a semana, claro que eu poderia ter aumentado para 4, 5 ou até o quanto eu quisesse, mas 3 é o suficiente para o exemplo. Utilizei várias vezes a função procv para concluir esse exemplo, então, você primeiro deverá saber como funciona na prática o procv. O gráfico também me mostra que dias da semana o cliente com o código 203 fez pedidos, no caso na sexta-feira o cliente fez 3 pedidos, e o total da receita gerada por dia.

    Tabela auxiliar

    A tabela auxiliar usada é para não repetir o mesmo código de pedido, pois imagine dois clientes com código de pedido repetido? seria uma confusão. Utilizando funções como o cont.se foi possível estabelecer que cada cliente poderia fazer quantos pedidos quisesse que não haveria confusão na hora de saber de qual cliente pertencia aquele pedido de mercadorias.


    Construir Gráfico fácil – Excel

    Há diversos tipos de gráfico. A construção de gráfico mais usada é feita utilizando o microsoft excel. Para fazer gráfico no excel é muito simples. Primeiro, saiba que fazer gráfico no excel 2007 é quase a mesma coisa que no excel 2010, só muda um pouco a interface do programa de planilha eletrônica.

    O gráfico no excel pode ser feito por

  • Simples etapas descritivas. No post em como fazer gráfico no excel, você irá encontrar
  • alguns passos para a construir gráfico em pizza e em colunas. Saiba como construir gráfico no excel 2007 ou saiba Como fazer gráfico no excel 2010, ambos, como eu disse são quase a mesma coisa para fazer.

    Onde os gráficos são utilizados

  • Em várias áreas, alias, nos primeiros anos do ginásio,você já se depara com muita frequência com gráficos
  • Os gráficos de equações de primeiro e segundo grau, creio eu, são os mais vistos na escola, colégio e muito na faculdade – desde que o curso tenha um pouco de matemática – é graças aos gráficos que podemos saber o comportamento de vendas por exemplo. Imagine uma empresa que vendeu 100 unidades de um determinado produto em janeiro e em fevereiro vendeu 50, podemos fazer um gráfico com isso, na dedução podemos notar que o nosso gráfico terá o mês de janeiro como predominante nas vendas, conseguiu vender o dobro do que no mês subsequente.

    Gráfico construído

    O que faz o Excel

    Planilha Excel o que faz o excel

    O excel é um programa que simula uma planilha, de forma eletrônica, para que administradores, engenheiros, professores, enfim, qualquer pessoa que precise controlar dados, informações, ou, calcular números. Sem uma planilha ficaria muito difícil saber a Média Ponderada dos alunos de uma escola após o final do ano letivo. Ou, pior ainda, como seria organizado o estoque de uma empresa sem uma planilha para saber a quantidade de itens que possuem e a quantidade de cada um. Então, graças ao programa Excel – ou um papel com linhas e colunas – que nós podemos desfrutar de uma planilha, claro que não é somente o excel, que é conhecido mundialmente por microsoft excel, que é o único software de planilhas, há outros programas de planilha eletrônica como da BrOffice – calc no caso.


    Gráfico excel porcentagem em alguns passos

    Como colocar porcentagem no seu gráfico que você acabou de fazer no excel ? Bom, vou dar um exemplo que funciona tanto no excel 2010 quanto no 2007. Digamos que uma empresa ou mesmo um vendedor tenha vendido 350 unidades de um determinado produto durante o ano todo, esse exemplo vai nos dar uma noção de como criar um gráfico com porcentagem em pizza ou colunas das vendas. Vamos ao artigo!

    Gráfico pronto – É preciso ter um gráfico já montado!

  • É preciso ter um gráfico já pronto, se não tiver, veja como fazer agora mesmo:
  • como fazer um gráfico no excel 2007 ou Como fazer gráfico no excel 2010 antes de começarmos.

    Meu gráfico está pronto, preciso pôr porcentagem nele!

    Então vamos lá, eu fiz o meu gráfico já. Detalhe, o gráfico é em pizza, quem tem gráfico de colunas será preciso utilizar de uma fórmula matemática que calcula a porcentagem e também de uma tabela auxiliar, por exemplo,se foram vendidos 350 unidades de um produto ao decorrer de 1 ano, significa que em determinado período desse ano vendeu-se mais, menos ou a mesma quantia. Se considerarmos 12 meses, o produto pode ter sido vendido mais em agosto ou setembro, e menos em dezembro e janeiro. Para saber a porcentagem total de venda de cada mês, bimestre, trimestre ou semestre, devemos fazer para gráfico de colunas uma fórmula que faz calcular porcentagem no excel com o intuito de descobrir qual período dentro de um ano representou uma porcentagem maior, igual ou menor de vendas.

    Porcentagem no Gráfico de Pizza

    Meu gráfico de pizza com porcentagem.

    Gráfico de Pizza com Porcentagem

    Para fazer o gráfico, teremos que:

  • Clicar com o botão direito no gráfico
  • Adicionar Rótulos de Dados
  • Novamente clicar com botão direito no gráfico
  • Formatar Rótulos de Dados
  • Mudar de VALOR para PORCENTAGEM
  • Pronto, teremos já a porcentagem em nosso gráfico de pizza.

    Porcentagem no Gráfico de Colunas

    Eis o meu gráfico de colunas com porcentagem.

    Porcentagem no gráfico de colunas

    Como eu havia falado, o gráfico de colunas com porcentagem necessita de uma fórmula matemática e de uma tabela auxiliar para que a porcentagem seja possível no gráfico de colunas. Vamos então seguir os passos para chegar ao resultado acima.
    Como é mais complicado, farei de forma ilustrativa os passos para se chegar ao gráfico de colunas com porcentagem.

  • Definir a fórmula de porcentagem
  • Definindo fórmula porcentagem excel 2010Antes de mais nada, defina uma célula na sua planilha onde ficará o valor total das vendas do ano. Usei =SOMA(B2:B7) no exemplo, coloquei essa fórmula na célula B8. Crie uma tabela para porcentagem, como fiz no exemplo, deixe a célula configurada para os valores aparecerem em porcentagem senão os valores serão números quebrados apenas.
    Após isso, vamos definir a fórmula de porcentagem para cada venda em cada bimestre. A fórmula é muito simples, você precisará dividir a quantidade que vendeu em determinado bimestre com o valor total das vendas do ano, então utilize =(B2/$B$8) que significa dividir 50 por 350, lembre-se que usei $ (dólar) na célula B8 para travar ela, pois o valor dessa célula será usado até B7. Arraste então essa fórmula de C2 até C7 para completar o cálculo da porcentagem na tabela.

    Cálculo de porcentagem para gráfico excel 2010

    Muito bem, agora iremos definir o gráfico de colunas. Para isso selecione primeiro o período ( A2 a A7 ) e depois, segurando a tecla CTRL, selecione a coluna de porcentagem ( C2 a C7 ).

    Gráfico de colunas com porcentagem

    Agora, para deixar mais legal ainda seu gráfico, clique com o botão direito em uma das barras do gráfico e siga essa etapa:

  • Adicionar Rótulos de Dados
  • Pronto, agora todas as colunas estão com porcentagem. Se quiser saber mais como fazer gráfico no excel 2010 pesquise mais em nosso blog.


    Como fazer gráfico no excel 2010

    No excel 2010 é possível prever como fazer gráfico. Segue o mesmo padrão de como fazer gráfico no excel 2007, então, vamos passo a passo descobrir como se fazer gráfico no excel 2010 neste artigo. Para isso, fiz uma tabela de vendas fictícia. Separei as vendas por bimestre. Lembrando que fazer gráfico é uma das coisas básicas que o ambiente organizacional necessita.

    Necessidades mais comuns para se fazer gráfico

    Por exemplo, como você organizaria as vendas de um determinado vendedor para depois comissioná-lo de acordo com as vendas que ele fez em um determinado período? ou então criar um histórico de vendas em gráfico com porcentagem daquele determinado vendedor? Então, você que pretende ou já está em um emprego deverá saber como fazer gráfico no Excel. Vamos então seguir com o tutorial, tentaremos ser mais didáticos possíveis para que você possa criar o seu seu problemas. Vamos lá? primeiro as tabelas já inseridas os dados para exemplificar:

    Quantidade de vendas por bimestre

    Agora iremos pegar esses dados e construir nosso gráfico.

    Segundo passo, selecionar os dados do gráfico

  • Da esquerda para direita selecione o período e quantidade de vendas
  • A imagem abaixo mostra como deve ser a seleção dos dados para se fazer o gráfico.

    Selecionando dados corretamente da planilha para construir gráfico

    Inserindo o gráfico

  • Inserir->Colunas->Coluna 2D
  • Inserindo Gráfico
    Feito isso, iremos agora escolher o tipo do gráfico para ser usado. Poderíamos ter usado gráfico de pizza, linhas, barras, áreas, dispersão ou outros gráficos. Para simplificar, usei o gráfico de colunas. Teremos então o seguinte resultado:

    Gráfico pronto sem ajustes

    Pode notar que todas as colunas estão com a mesma cor, se quiser mudar as cores das colunas, é simples.

    Mudar cor das colunas no gráfico

  • Primeiro passo é clicar em cima do gráfico pronto com o botão direito->Selecionar Dados
  • Mudar cor coluna do gráfico

    Depois iremos nos deparar com isso.

    Alterar todos os valores

    Se você clicar em Alternar entre Linha/Coluna você irá mudar todo o gráfico, ficando dessa forma:

    Alternado entre linha e coluna

    Veja que a parte do período ficou como Entradas de Legendas (Série) e a parte Rótulos do Eixo Horizontal (Categorias). Antes era o inverso, por isso só havia uma cor para todas as colunas.


    Como criar gráficos no excel 2007

    A importância de se criar gráficos no excel surge já na escola, os professores estão cada vez mais exigindo dos alunos que eles façam seus trabalhos utilizando o excel e também o uso de gráficos. No excel 2007 você poderá fazer os seguintes gráficos.

    Quais gráficos no excel 2007 poderei fazer

  • Gráficos de Colunas
  • Gráficos de Pizza
  • Gráficos de Linhas
  • Dentre outros.

    Onde posso aprender a criar gráfico no excel 2007

    No PontoABC existe um artigo muito bom para você fazer gráficos no excel 2007. O link para este post é: Como fazer gráfico no excel 2007. Nesse caso, o gráfico no excel é em Pizza, mas poderá ser mudado com facilidade nas opções de personalizar gráfico do excel 2007.


    Como calcular porcentagem no excel 2007

    Sempre necessitamos utilizar porcentagem no excel. Se você usa o excel 2007, então poderá saber como calcular porcentagem no excel 2007 com este post:

  • Como fazer porcentagem no excel 2007
  • Calcular porcentagem é uma das funções básicas de uma pessoa que necessita, por exemplo, calcular comissões sobre venda, que são uma parte percentual do total das vendas, calcular o aumento do volume de venda de cada vendedor em porcentagem, calcular porcentagem do aumento de um produto ou serviço, calcular porcentagem do desconto da compra de um pacote de serviço ou produtos. Enfim, a porcentagem está em muito presente em nossas vidas. Em compras coletivas o que mais têm é calculo da porcentagem de desconto de um produto, que muitas vezes ultrapassa 50%, 60% ou chegam a quase 90% de desconto de um produto ou serviço. Espero que gostem da postagem sobre como calcular porcentagem no excel 2007 e que ela possa ajudar você a solucionar seus problemas diários com porcentagens e números.

    Fique por dentro de nossos artigos de excel 2007 e 2010

    Além de como calcular porcentagem no excel 2007, também temos outros artigos sobre excel, pesquise mais em nosso blog sobre excel 2007 ou excel 2010 e saiba nossas dicas.


    Fluxograma como fazer no Excel 2007

    Abra seu excel 2007. Agora o fluxograma que iremos fazer no excel 2007 é igual que está neste artigo Fluxogramas, que é o fluxograma de quando temos fome. Vamos lá então.

    Fluxograma no excel 2007 primeiro passo: definir a forma

    Definir o símbolo para fazer seu fluxograma é muito simples. No excel 2007 vá em inserir, e selecione formas.

    Formas no excel 2007

    Fluxograma no excel 2007 segundo passo: escolhendo simbolo início/fim

    Iremos nos deparar com vários símbolos. No caso, iremos na parte onde há os símbolos para Fluxograma. Escolha o símbolo de terminação – Que também pode ser usado como símbolo de começo e fim –

    Fluxograma símbolo de início e fim

    Fluxograma no excel 2007 definir texto

    Após desenhar o seu símbolo na planilha do excel 2007, clique com o botão direito do seu mouse no símbolo e em editar texto defina o início do fluxograma, ou, em outras palavras, escreva a palavra Fome como no exemplo do fluxograma da fome: .

    Definir texto no símbolo do fluxograma excel 2007

    Fluxograma no excel 2007 terceiro passo: definir outros símbolos do fluxograma

    Para o próximo passo do fluxograma, precisamos do fluxo que é uma seta indicando para a próxima etapa do processo do fluxograma.

    Definir a seta no fluxograma excel 2007

    Como vocês podem notar, a seta está “fina” demais e sem destaque, então vamos personalizar ela.

    Para deixar melhor a aparência da seta, eu personalizei ela, para isso, clique uma vez na seta com o botão esquerdo e você verá alguns modelos para você deixar a seta mais destacada.

    Destacar seta no fluxograma excel 2007

    Fluxograma no excel 2007 quarto passo: definir outros símbolos do fluxograma

    Já sabemos todos os passos essenciais para construir um fluxograma no excel 2007. Então iremos construir o restante do fluxograma “quando temos fome” para vocês verem como ficou.

    Fluxograma da fome excel 2007 terminado

    Pronto, para saber mais o significado de cada símbolo utilizado neste fluxograma feito no excel 2007, veja este post: Fluxogramas


    PiPo-Smart-S1-Pro-7-Frontal